Real Business Flow

Laat Exact Synergy voor u werken

Automatiseer terugkerende werkzaamheden, laat processen automatisch reageren op gebeurtenissen en verminder handmatige acties met Real Business Flow.

Binnen veel organisaties worden dagelijks dezelfde handelingen uitgevoerd. Medewerkers controleren gegevens, verwerken verzoeken, sturen e-mails, wijzigen statussen en starten vervolgacties.

Met Real Business Flow van A-Real-Solution kunt u veel van deze werkzaamheden automatiseren.

Real Business Flow maakt gebruik van Robotic Process Automation (RPA) om processen en taken automatisch uit te voeren. Hierdoor wordt Exact Synergy niet alleen een systeem waarin medewerkers processen uitvoeren, maar een omgeving die zelf werkzaamheden kan starten en afhandelen.

Een digitale medewerker die 24/7 voor u werkt

A-Real-Solution omschrijft Real Business Flow treffend als een extra medewerker die controleert, taken uitvoert en 24 uur per dag beschikbaar is.

Het grote verschil is dat deze digitale medewerker zich uitstekend leent voor werkzaamheden die steeds volgens dezelfde regels moeten worden uitgevoerd.

In plaats van medewerkers dagelijks dezelfde controles te laten uitvoeren, kan Real Business Flow deze taken automatisch overnemen.

Controleren → Beslissen → Actie uitvoeren → Resultaat vastleggen

Medewerkers hoeven vervolgens alleen nog aandacht te besteden aan situaties waarin menselijke kennis of beoordeling nodig is.

Robotic Process Automation binnen Exact Synergy

RPA betekent dat software handelingen uitvoert die anders door een medewerker zouden worden gedaan.

Real Business Flow maakt het mogelijk om verschillende onderdelen met logica en taken aan elkaar te koppelen.

Hierdoor kunnen processen automatisch reageren op informatie en gebeurtenissen binnen uw organisatie.

Het uitgangspunt is eenvoudig:

Gebeurtenis → Voorwaarde → Beslissing → Actie

Zo bouwt u stap voor stap geautomatiseerde bedrijfsprocessen.

Automatiseer terugkerende werkzaamheden

Veel werkzaamheden kosten afzonderlijk maar een paar minuten.

Wanneer tientallen medewerkers deze handelingen dagelijks uitvoeren, gaat het echter om een aanzienlijke hoeveelheid tijd.

Real Business Flow kan worden ingezet om dergelijke terugkerende werkzaamheden automatisch uit te voeren.

Denk bijvoorbeeld aan het:

• Controleren van gegevens

• Starten van vervolgacties

• Aanmaken of aanpassen van informatie

• Uitvoeren van acties binnen processen

• Versturen van meldingen

• Verwerken van bestanden

• Uitwisselen van informatie

• Automatisch uitvoeren van periodieke taken

• Afhandelen van standaardprocessen

Zo kunnen medewerkers zich meer richten op werkzaamheden waarbij hun kennis daadwerkelijk toegevoegde waarde heeft.

Laat processen automatisch reageren

Een bedrijfsproces hoeft niet altijd door een medewerker te worden gestart.

Real Business Flow kan ervoor zorgen dat een bepaalde situatie automatisch leidt tot een vervolgactie.

Bijvoorbeeld:

Nieuwe medewerker → Start onboardingproces

of:

Verzoek bereikt bepaalde status → Voer vervolgactie uit

of:

Gegevens voldoen aan voorwaarden → Start automatisch een nieuwe taak

Hierdoor worden processen minder afhankelijk van het geheugen of de beschikbaarheid van individuele medewerkers.

Automatische controles

Niet ieder geautomatiseerd proces hoeft direct iets te wijzigen.

Real Business Flow kan ook worden gebruikt om informatie te controleren en alleen actie te ondernemen wanneer een bepaalde situatie ontstaat.

Hiermee kunt u bijvoorbeeld bewaken of informatie compleet is of aan bepaalde bedrijfsregels voldoet.

In plaats van medewerkers periodiek lijsten te laten controleren, kan het systeem deze controle uitvoeren.

Geen afwijking? Geen actie nodig.

Wel een afwijking? Start automatisch de afgesproken vervolgstap.

Processen uitvoeren op de achtergrond

Een belangrijk voordeel van automatisering is dat werkzaamheden niet altijd hoeven te wachten totdat een medewerker beschikbaar is.

Real Business Flow kan processen op de achtergrond uitvoeren.

A-Real-Solution heeft hiervoor ook logging beschikbaar gemaakt binnen Exact Synergy, zodat beheerders kunnen terugzien welke stappen door Business Flow zijn uitgevoerd.

Hierdoor combineert u automatisering met controleerbaarheid.

Bestanden automatisch verwerken

Ook bestanden kunnen onderdeel zijn van een geautomatiseerd proces.

Wanneer uw organisatie bijvoorbeeld periodiek bestanden ontvangt die moeten worden ingelezen en verwerkt, kan Real Business Flow worden gebruikt om dergelijke processen verder te automatiseren.

Hiermee voorkomt u dat medewerkers bestanden steeds handmatig moeten controleren, verplaatsen of verwerken.

Dit is met name interessant voor terugkerende gegevensstromen tussen Exact en andere toepassingen.

Koppel Exact Synergy met andere toepassingen

Bedrijfsprocessen stoppen niet altijd binnen Exact Synergy.

Real Business Flow kan ook worden gebruikt bij processen waarbij andere systemen of online diensten betrokken zijn.

Hierdoor kunt u Exact Synergy onderdeel maken van een bredere geautomatiseerde gegevensstroom.

Bijvoorbeeld:

Exact Synergy → Real Business Flow → Externe toepassing

of andersom:

Externe toepassing → Real Business Flow → Exact Synergy

Hiermee ontstaan nieuwe mogelijkheden om bestaande systemen beter met elkaar te laten samenwerken.

Combineer Real Business Flow met andere Real-tools

Real Business Flow kan worden gecombineerd met andere oplossingen van A-Real-Solution.

Een voorbeeld hiervan is Real Sections. Hiermee kunt u gegevens overzichtelijk presenteren en vervolgens vanuit een selectie een actie laten uitvoeren.

Daardoor ontstaat een krachtige combinatie:

Informatie tonen → Selecteren → Actie uitvoeren → Proces automatiseren

Ook binnen oplossingen zoals Real CRM en Real HRM kan Business Flow worden ingezet om processen verder te automatiseren.

Automatiseer CRM-processen

Binnen commerciële processen zijn veel terugkerende handelingen te automatiseren.

Denk bijvoorbeeld aan opvolging van verkoopactiviteiten, controles op klantinformatie en het automatisch starten van acties wanneer een verkoopproces een bepaalde fase bereikt.

Door Real Business Flow te combineren met Real CRM en Exact Synergy kan de commerciële organisatie meer procesgestuurd werken.

Verkoopmedewerkers hoeven daardoor minder administratieve acties te onthouden en kunnen zich meer richten op klanten en verkoopkansen.

Automatiseer HR-processen

Ook HR-processen bevatten veel terugkerende werkzaamheden.

Bij indiensttreding, functiewijzigingen, contractverlengingen en uitdiensttreding moeten vaak verschillende medewerkers en afdelingen actie ondernemen.

Real Business Flow kan helpen om deze processen automatisch in gang te zetten.

Bijvoorbeeld:

Nieuwe medewerker → HR-actie → Manager → IT → Facilitaire zaken → Controle

Hierdoor wordt de kans kleiner dat belangrijke stappen worden vergeten.

Minder maatwerk, meer configureren

Veel organisaties hebben wensen rondom Exact Synergy waarvoor vroeger al snel development noodzakelijk was.

Real Business Flow biedt consultants en applicatiebeheerders mogelijkheden om processen en systeemgedrag te beïnvloeden die voorheen veelal het terrein van developers waren.

Hierdoor kunnen automatiseringen flexibeler worden ingericht en aangepast wanneer uw bedrijfsproces verandert.

Inzicht in uitgevoerde automatiseringen

Automatisering moet niet betekenen dat u niet meer weet wat er gebeurt.

Real Business Flow beschikt over logging waarmee beheerders binnen Synergy kunnen bekijken welke stappen zijn uitgevoerd.

Dat is belangrijk bij het beheren en optimaliseren van geautomatiseerde processen.

U kunt daardoor controleren wat Business Flow heeft gedaan en eventuele uitzonderingen onderzoeken.

Voor welke organisaties is Real Business Flow interessant?

Real Business Flow is vooral interessant voor organisaties die Exact Synergy gebruiken en merken dat medewerkers nog veel repeterende handelingen uitvoeren.

Bijvoorbeeld wanneer:

• Medewerkers dagelijks dezelfde controles uitvoeren

• Veel vervolgacties handmatig worden gestart

• Processen afhankelijk zijn van het geheugen van medewerkers

• Veel interne meldingen en taken handmatig worden aangemaakt

• Gegevens automatisch gecontroleerd moeten worden

• Bestanden periodiek moeten worden verwerkt

• Exact Synergy met andere toepassingen moet communiceren

• U CRM- of HR-processen verder wilt automatiseren

• U maatwerk zoveel mogelijk wilt beperken

• U meer rendement uit Exact Synergy wilt halen

Real Business Flow met AddConsult

Automatiseren begint niet met de vraag wat technisch mogelijk is, maar met de vraag:

Welke werkzaamheden voeren uw medewerkers iedere dag opnieuw uit?

AddConsult brengt samen met u deze processen in kaart.

We kijken waar medewerkers informatie controleren, gegevens overnemen, acties starten of wachten op een gebeurtenis voordat een volgende stap kan worden uitgevoerd.

Vervolgens bepalen we welke werkzaamheden met Real Business Flow kunnen worden geautomatiseerd.

Dankzij onze kennis van Exact Synergy, Exact Globe+, Real CRM, Real HRM en de overige oplossingen van A-Real-Solution kunnen we daarbij naar het volledige bedrijfsproces kijken.

Begin klein en automatiseer steeds verder

Procesautomatisering hoeft niet direct een groot project te zijn.

Vaak levert juist het automatiseren van eenvoudige, veelvoorkomende werkzaamheden snel resultaat op.

Begin bijvoorbeeld met een controle die iedere dag handmatig wordt uitgevoerd. Laat Real Business Flow deze automatisch uitvoeren en alleen een medewerker inschakelen wanneer er daadwerkelijk iets aan de hand is.

Daarna kunt u steeds meer processen automatiseren.

Zo bouwt u stap voor stap aan een organisatie waarin medewerkers minder tijd besteden aan administratie en meer tijd hebben voor klanten en andere waardevolle werkzaamheden.

Maak van Exact Synergy een proactief platform

Met Real Business Flow hoeft Exact Synergy niet langer te wachten totdat een gebruiker een actie uitvoert.

Het systeem kan zelf controleren, beslissen en processen starten.

Het resultaat: minder repeterend werk, minder fouten, snellere processen en een Exact Synergy-omgeving die actief voor uw organisatie werkt.

Ontdek wat u met Real Business Flow kunt automatiseren

Wilt u weten welke terugkerende werkzaamheden binnen uw Exact-omgeving automatisch kunnen worden uitgevoerd?

AddConsult helpt u bij het analyseren, ontwerpen en implementeren van procesautomatisering met Real Business Flow van A-Real-Solution.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.