Elvy Contractregistratie
Grip op contracten, verplichtingen en belangrijke deadlines
Beheer contracten centraal, bewaak looptijden en opzegtermijnen en voorkom verrassingen door automatisch verlengde overeenkomsten.
Contracten bevatten belangrijke afspraken over looptijden, prijzen, opzegtermijnen en financiële verplichtingen. Toch worden deze gegevens binnen veel organisaties nog bijgehouden in Excel, mailboxen en losse mappen.
Met Elvy Contractregistratie brengt u contractinformatie en bijbehorende documenten samen in één overzichtelijke omgeving. Zo weet u welke contracten actief zijn, wanneer actie nodig is en welke afspraken zijn gemaakt.
Eén centrale contractadministratie
Elvy Contractregistratie helpt u om contracten gestructureerd vast te leggen en eenvoudig terug te vinden.
In plaats van alleen het contractdocument te bewaren, registreert u ook de belangrijkste gegevens rondom de overeenkomst. Hierdoor hoeft u niet telkens het volledige contract door te nemen om bijvoorbeeld een einddatum of opzegtermijn te vinden.
Zo ontstaat één centrale bron voor uw contractinformatie.
Belangrijkste mogelijkheden
Centrale contractregistratie
Leg overeenkomsten centraal vast en creëer één overzicht van de contracten binnen uw organisatie.
Contractdocumenten
Bewaar de bijbehorende contractdocumenten digitaal en zorg ervoor dat deze eenvoudig terug te vinden zijn.
Begin- en einddatums
Registreer de looptijd van contracten en houd inzicht in overeenkomsten die binnenkort aflopen.
Opzegtermijnen
Leg opzegtermijnen vast zodat u tijdig kunt beslissen of een contract moet worden verlengd, gewijzigd of beëindigd.
Signaleringen
Laat belangrijke contractmomenten tijdig onder de aandacht brengen van de verantwoordelijke medewerkers.
Contractafspraken
Registreer relevante gegevens en afspraken rondom de overeenkomst zodat belangrijke informatie direct beschikbaar is.
Relaties
Koppel contracten aan de betreffende leverancier, klant of andere relatie voor een compleet overzicht.
Overzichten
Krijg snel inzicht in actieve contracten, looptijden en contracten waarvoor binnenkort actie noodzakelijk is.
Mis geen opzeg- of verlengmoment meer
Een gemiste opzegtermijn kan betekenen dat een overeenkomst automatisch met maanden of zelfs jaren wordt verlengd.
Wanneer contractbewaking afhankelijk is van een persoonlijke agenda of Excel-lijst is dat risico onnodig groot.
Met Elvy Contractregistratie legt u belangrijke momenten centraal vast en kunnen verantwoordelijke medewerkers tijdig worden geïnformeerd.
Hierdoor heeft u voldoende tijd om een contract opnieuw te beoordelen, te onderhandelen, te verlengen of op te zeggen.
Van documentarchief naar actief contractbeheer
Een digitaal contract opslaan is nog geen contractmanagement.
De waarde ontstaat wanneer u direct kunt zien welke afspraken gelden en wanneer actie nodig is.
Elvy Contractregistratie helpt u bijvoorbeeld antwoord te geven op vragen als:
Welke contracten lopen binnenkort af?
Welke opzegtermijnen komen eraan?
Met welke leveranciers hebben we contracten?
Welke afspraken zijn vastgelegd?
Waar staat het originele contractdocument?
Welke overeenkomsten moeten opnieuw worden beoordeeld?
Hierdoor wordt contractinformatie praktisch bruikbaar voor de dagelijkse organisatie.
Meer inzicht in uw verplichtingen
Contracten vertegenwoordigen vaak langdurige financiële verplichtingen.
Denk aan onderhoudscontracten, softwarelicenties, abonnementen, leaseovereenkomsten, huurcontracten en andere leveranciersovereenkomsten.
Door deze overeenkomsten centraal te registreren krijgt u beter inzicht in bestaande verplichtingen en kunt u eerder beoordelen of contracten nog aansluiten bij uw organisatie.
Dat helpt niet alleen bij risicobeheersing, maar kan ook mogelijkheden voor kostenbesparing zichtbaar maken.
Contractregistratie als onderdeel van uw financiële proces
Elvy is sterk gericht op het digitaliseren en ondersteunen van administratieve processen.
Door contractregistratie te combineren met uw financiële omgeving brengt u contractuele afspraken en financiële administratie dichter bij elkaar.
Hierdoor ontstaat meer samenhang tussen het contract, de leverancier en de financiële verplichtingen die daaruit voortkomen.
Voor welke organisaties is Elvy Contractregistratie geschikt?
Elvy Contractregistratie is interessant voor organisaties die meer overzicht en controle willen over hun overeenkomsten.
Bijvoorbeeld wanneer:
Contracten verspreid staan over verschillende mappen
U contracten momenteel in Excel bijhoudt
Opzegtermijnen handmatig worden bewaakt
Contracten soms onverwacht worden verlengd
Contractdocumenten lastig terug te vinden zijn
U meer inzicht wilt in financiële verplichtingen
Meerdere medewerkers verantwoordelijk zijn voor contracten
U contractbeheer verder wilt digitaliseren
Elvy Contractregistratie met AddConsult
Een goede contractregistratie begint met bepalen welke informatie belangrijk is voor uw organisatie.
AddConsult helpt u bij het structureren en inrichten van het contractproces. We kijken naar de verschillende soorten contracten, benodigde gegevens, verantwoordelijkheden, signaleringstermijnen en de aansluiting op uw bestaande administratieve processen.
Zo krijgt u niet alleen software om contracten vast te leggen, maar een praktische werkwijze waarmee uw organisatie contracten daadwerkelijk beter kan beheersen.
Van Excel naar gecontroleerd contractbeheer
Contractbeheer hoeft niet afhankelijk te zijn van spreadsheets, agenda's en het geheugen van medewerkers.
Met Elvy Contractregistratie brengt u contracten, documenten, afspraken en belangrijke momenten samen en zorgt u ervoor dat actie wordt ondernomen wanneer dat nodig is.
Het resultaat: minder risico op gemiste deadlines, meer inzicht in verplichtingen en meer grip op uw contractportefeuille.
Krijg meer grip op uw contracten
Wilt u contracten centraal registreren en belangrijke looptijden en opzegmomenten beter bewaken?
AddConsult helpt u bij de inrichting en implementatie van Elvy Contractregistratie.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.
