Real Contractmanagement
Grip op contracten, looptijden en verplichtingen
Beheer uw contracten centraal, mis geen belangrijke deadlines en krijg inzicht in uw contractuele afspraken en verplichtingen.
Contracten bevatten belangrijke afspraken over prijzen, looptijden, opzegtermijnen, indexeringen en andere verplichtingen. Toch worden contracten binnen veel organisaties nog beheerd in mappen, mailboxen, SharePoint of Excel.
Hierdoor ontbreekt het overzicht en bestaat het risico dat belangrijke verlengings- of opzegmomenten worden gemist.
Met Real Contractmanagement van a-Real-Solution brengt u contractinformatie, documenten en belangrijke momenten samen in één centrale omgeving.
Eén centraal contractregister
Real Contractmanagement geeft u een centraal overzicht van de contracten binnen uw organisatie.
Per contract legt u relevante informatie vast en koppelt u de bijbehorende documenten. Hierdoor hoeft u niet langer in verschillende mappen, mailboxen en spreadsheets te zoeken naar de juiste informatie.
Medewerkers beschikken vanuit één omgeving over inzicht in de actuele contractafspraken.
Belangrijkste mogelijkheden
Centraal contractbeheer
Registreer en beheer contracten vanuit één centrale omgeving en creëer een compleet overzicht van uw contractportefeuille.
Contractdocumenten
Koppel overeenkomsten en andere relevante documenten aan het betreffende contract, zodat informatie eenvoudig terug te vinden is.
Looptijden en einddatums
Leg begin- en einddatums vast en houd inzicht in de resterende looptijd van contracten.
Opzeg- en verlengmomenten
Registreer belangrijke momenten rondom opzegging en verlenging en voorkom dat contracten ongewenst automatisch doorlopen.
Automatische signaleringen
Laat verantwoordelijke medewerkers tijdig informeren wanneer actie rondom een contract noodzakelijk is.
Contractverantwoordelijkheid
Leg vast wie binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor een contract en maak eigenaarschap duidelijk.
Leveranciers en relaties
Koppel contracten aan de betreffende klanten, leveranciers of andere relaties.
Financiële afspraken
Leg relevante financiële afspraken rondom contracten centraal vast voor beter inzicht in contractuele verplichtingen.
Rapportages en overzichten
Krijg inzicht in actieve contracten, aankomende einddatums en andere belangrijke contractinformatie.
Nooit meer onverwacht een contract verlengd
Een veelvoorkomend probleem bij contractbeheer is dat belangrijke opzegtermijnen worden gemist.
Wanneer contractinformatie alleen in een PDF-document of persoonlijke agenda staat, is de organisatie afhankelijk van individuele medewerkers om op tijd actie te ondernemen.
Real Contractmanagement maakt belangrijke momenten onderdeel van een centraal beheerd proces.
Door tijdige signaleringen ontstaat voldoende ruimte om een contract te beoordelen, opnieuw te onderhandelen, te verlengen of op te zeggen.
Van documenten opslaan naar actief contractmanagement
Goed contractmanagement gaat verder dan alleen het digitaal bewaren van een ondertekende overeenkomst.
U wilt weten welke afspraken gelden, wanneer een contract afloopt, welke verplichtingen bestaan en wanneer actie nodig is.
Real Contractmanagement maakt van contractinformatie bruikbare stuurinformatie.
Zo krijgt u antwoord op vragen zoals:
Welke contracten lopen binnenkort af? Welke contracten worden automatisch verlengd? Wie is verantwoordelijk? Welke afspraken zijn gemaakt? En welke contracten moeten binnenkort opnieuw worden beoordeeld?
Meer grip op kosten en verplichtingen
Contracten kunnen een aanzienlijke financiële verplichting vertegenwoordigen.
Denk aan softwarelicenties, onderhoudsovereenkomsten, huurcontracten, leaseovereenkomsten, abonnementen en overeenkomsten met leveranciers.
Door deze contracten centraal te registreren krijgt u beter inzicht in uw verplichtingen en kunt u tijdig beoordelen of een overeenkomst nog aansluit bij de behoefte van uw organisatie.
Dit biedt mogelijkheden om kosten te besparen en ongewenste verlengingen te voorkomen.
Contractmanagement geïntegreerd met Exact
Real Contractmanagement sluit aan op uw Exact-omgeving, waardoor contractbeheer onderdeel kan worden van uw bestaande bedrijfsprocessen.
Relaties en andere relevante bedrijfsinformatie hoeven daardoor niet volledig los van uw ERP-omgeving te worden beheerd.
Zo creëert u één samenhangende omgeving voor uw administratieve processen en contractmanagement.
Voor welke organisaties is Real Contractmanagement geschikt?
Real Contractmanagement is interessant voor organisaties die meerdere contracten beheren en meer controle willen over afspraken en belangrijke momenten.
Bijvoorbeeld wanneer:
Contracten verspreid staan over verschillende mappen en systemen
Een Excel-bestand wordt gebruikt voor contractbewaking
Opzegtermijnen handmatig worden bijgehouden
Contracten soms ongewenst automatisch worden verlengd
Onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor een contract
U meer inzicht wilt in contractuele verplichtingen
U contractdocumenten centraal beschikbaar wilt maken
U contractbeheer wilt verbinden met uw Exact-omgeving
Real Contractmanagement implementeren met AddConsult
Een goed contractmanagementsysteem begint met een duidelijke structuur.
AddConsult helpt u daarom niet alleen bij de technische inrichting, maar kijkt ook naar het proces rondom uw contracten.
Welke soorten contracten wilt u beheren? Welke informatie moet worden vastgelegd? Wie is verantwoordelijk? Hoe ver van tevoren moet een signalering plaatsvinden? En welke stappen moeten worden uitgevoerd bij verlenging of beëindiging?
Op basis daarvan richten we samen met a-Real-Solution een contractmanagementproces in dat aansluit bij uw organisatie.
Van Excel naar proactief contractbeheer
Wanneer contracten worden beheerd vanuit losse documenten, mailboxen en spreadsheets blijft contractbewaking vooral een handmatig proces.
Real Contractmanagement brengt structuur aan en helpt uw organisatie om belangrijke momenten actief te bewaken.
Het resultaat: meer overzicht, minder risico op gemiste deadlines en meer grip op contracten en financiële verplichtingen.
Krijg grip op uw contracten
Wilt u contracten centraal beheren en automatisch worden gewaarschuwd voordat belangrijke verlengings- of opzegmomenten worden bereikt?
AddConsult helpt u bij de inrichting en implementatie van Real Contractmanagement van a-Real-Solution.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.
