Elvy Inkoopmanagement

Grip op uw inkoopproces voordat de factuur binnenkomt

Digitaliseer uw inkoopproces, werk met duidelijke goedkeuringen en krijg eerder inzicht in financiële verplichtingen.

Veel organisaties krijgen pas echt inzicht in een uitgave wanneer de inkoopfactuur binnenkomt. Op dat moment is de bestelling echter al geplaatst en de financiële verplichting feitelijk al aangegaan.

Met Elvy Inkoopmanagement brengt u structuur en controle aan vóórdat er wordt besteld. Inkoopaanvragen, goedkeuringen, bestellingen en financiële verplichtingen worden onderdeel van een digitaal proces.

Zo krijgt u meer grip op wie wat bestelt, bij welke leverancier, voor welk bedrag en met welke goedkeuring.

Van aanvraag tot factuur

Elvy Inkoopmanagement ondersteunt het inkoopproces vanaf het moment dat een medewerker iets nodig heeft.

Een inkoopaanvraag kan digitaal worden ingediend en vervolgens volgens de afgesproken autorisaties worden beoordeeld. Na goedkeuring kan het verdere bestelproces worden uitgevoerd.

Hierdoor ontstaat een gecontroleerd proces:

Inkoopaanvraag → Goedkeuring → Bestelling → Ontvangst → Factuur → Financiële verwerking

Zo brengt u de volledige inkoopcyclus onder controle.

Belangrijkste mogelijkheden

Digitale inkoopaanvragen

Medewerkers kunnen aanvragen digitaal indienen en voorzien van de informatie die nodig is voor beoordeling.

Goedkeuringsworkflows

Laat aanvragen automatisch door de juiste medewerkers of budgethouders beoordelen voordat een bestelling wordt geplaatst.

Autorisaties

Richt goedkeuringsregels in op basis van bijvoorbeeld medewerker, afdeling, bedrag of verantwoordelijkheid.

Inkooporders

Zet goedgekeurde aanvragen om in gecontroleerde bestellingen en leg gemaakte afspraken centraal vast.

Inkoopverplichtingen

Krijg eerder inzicht in uitgaven die al zijn aangegaan, ook wanneer hiervoor nog geen factuur is ontvangen.

Budgetbewaking

Combineer inkoopprocessen met budgetinformatie om eerder te signaleren wanneer uitgaven hoger dreigen te worden dan gepland.

Digitale documenten

Houd aanvragen, bestellingen, documenten en andere relevante informatie bij elkaar.

Integratie met factuurverwerking

Laat ontvangen facturen aansluiten op het voorafgaande inkoopproces en verminder onnodige handmatige controles.

Integratie met uw financiële administratie

Verbind het inkoopproces met uw ERP- en financiële omgeving zodat gegevens niet opnieuw hoeven te worden ingevoerd.

Eerst goedkeuren, daarna bestellen

Zonder centraal inkoopproces kunnen medewerkers rechtstreeks bij leveranciers bestellen. De financiële administratie ziet de uitgave vervolgens pas wanneer de factuur arriveert.

Dat maakt budgetbewaking lastig en kan leiden tot ongewenste of niet-geautoriseerde uitgaven.

Met Elvy Inkoopmanagement verschuift de controle naar het begin van het proces.

Een bestelling wordt eerst aangevraagd en waar nodig goedgekeurd. Hierdoor weet de organisatie vooraf welke