Exact Online Factuurverwerking

Van inkomende factuur naar automatische verwerking

Digitaliseer de verwerking van uw inkoopfacturen en bespaar tijd op invoer, controle en goedkeuring.

Het handmatig verwerken van inkoopfacturen kost veel tijd. Facturen komen binnen via verschillende kanalen, gegevens moeten worden overgenomen en vervolgens moet worden bepaald wie de factuur controleert en goedkeurt.

Met Exact Online Factuurverwerking digitaliseert u dit proces. Inkomende facturen worden centraal verwerkt, relevante gegevens worden herkend en de factuur kan vervolgens worden gecontroleerd, goedgekeurd en verwerkt in Exact Online.

Zo ontstaat een efficiënter proces met minder handmatige invoer en meer grip op uw crediteurenadministratie.

Van factuur naar boeking

Een inkomende factuur bevat veel informatie die anders handmatig moet worden overgenomen.

Denk aan:

• Leverancier

• Factuurnummer

• Factuurdatum

• Bedragen

• BTW

• Betalingsgegevens

• Omschrijving

• Grootboekinformatie

Door factuurverwerking te digitaliseren kan een belangrijk deel van deze gegevens automatisch worden herkend en als basis dienen voor de boeking.

Uw medewerkers hoeven daardoor minder gegevens handmatig in te voeren en kunnen zich vooral richten op controle en uitzonderingen.

Belangrijkste mogelijkheden

Digitale ontvangst van facturen

Verwerk digitale inkoopfacturen centraal en voorkom dat documenten verspreid blijven staan over mailboxen en persoonlijke mappen.

Automatische herkenning

Laat relevante gegevens op inkomende facturen automatisch herkennen en gebruik deze als basis voor de verwerking.

Boekingsvoorstellen

Maak gebruik van beschikbare informatie om de financiële verwerking zoveel mogelijk voor te bereiden en handmatige invoer te beperken.

Digitale factuurcontrole

Controleer de originele factuur en de voorgestelde boekingsgegevens vanuit één digitale werkwijze.

Goedkeuring

Laat facturen waar nodig door de juiste verantwoordelijke medewerkers controleren en goedkeuren voordat verdere verwerking of betaling plaatsvindt.

Digitaal factuurarchief

De factuur blijft gekoppeld aan de financiële administratie en kan later eenvoudig worden teruggevonden.

Integratie met Exact Online

Omdat factuurverwerking aansluit op Exact Online hoeft informatie niet via afzonderlijke systemen en handmatige exports en imports te worden verwerkt.

Minder handmatige invoer

Handmatige factuurverwerking is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig.

Een verkeerd bedrag, factuurnummer, grootboekrekening of BTW-code kan gevolgen hebben voor de financiële administratie.

Door zoveel mogelijk gegevens digitaal te herkennen en de boeking voor te bereiden, vermindert u het aantal handmatige handelingen.

Uw financiële medewerkers krijgen daardoor meer tijd voor controle en werkzaamheden die daadwerkelijk aandacht nodig hebben.

Facturen centraal ontvangen en verwerken

Inkoopfacturen komen tegenwoordig via verschillende kanalen binnen.

Wanneer facturen in persoonlijke mailboxen terechtkomen, bestaat het risico dat documenten blijven liggen of pas laat bij de financiële administratie terechtkomen.

Door facturen centraal te verwerken ontstaat één duidelijke werkwijze.

Iedere factuur doorloopt hetzelfde proces en de status blijft inzichtelijk.

Digitale goedkeuring van inkoopfacturen

Niet iedere factuur kan direct worden geboekt en betaald.

Afhankelijk van uw organisatie kan eerst goedkeuring nodig zijn van bijvoorbeeld een budgethouder, afdelingsmanager of projectverantwoordelijke.

Door deze controle digitaal onderdeel te maken van het factuurproces voorkomt u losse e-mails, geprinte facturen en handgeschreven parafen.

De financiële administratie krijgt daardoor meer grip op het volledige goedkeuringsproces.

Sneller van factuur naar betaling

Hoe sneller een factuur correct wordt verwerkt en goedgekeurd, hoe beter u grip houdt op uw crediteurenproces.

Openstaande facturen zijn eerder zichtbaar en kunnen tijdig worden meegenomen in de betalingsplanning.

Hiermee voorkomt u dat facturen onnodig blijven liggen en krijgt u een actueler beeld van uw financiële verplichtingen.

Digitaal archiveren en eenvoudig terugvinden

Na verwerking blijft de originele factuur digitaal beschikbaar bij de administratie.

Wanneer later een vraag ontstaat over een betaling of boeking hoeft u niet meer te zoeken in ordners, netwerkmappen of mailboxen.

De onderliggende factuur is snel terug te vinden vanuit de digitale administratie.

Dat is niet alleen prettig voor de financiële afdeling, maar ook bij controles en vragen vanuit de organisatie.

Van factuurverwerking naar verdere automatisering

Digitale factuurverwerking vormt een belangrijke stap in het automatiseren van uw financiële administratie.

De volgende stap is om niet pas bij ontvangst van de factuur controle uit te voeren, maar al eerder in het inkoopproces.

Door factuurverwerking te combineren met inkoopaanvragen, goedkeuringen en inkooporders ontstaat een uitgebreider procure-to-pay proces:

Inkoopaanvraag → Goedkeuring → Bestelling → Ontvangst → Factuur → Controle → Betaling

Hiermee krijgt u niet alleen grip op facturen, maar ook op de financiële verplichtingen voordat de factuur binnenkomt.

Voor welke organisaties is Exact Online Factuurverwerking interessant?

Exact Online Factuurverwerking is interessant voor organisaties die hun crediteurenadministratie verder willen digitaliseren en automatiseren.

Bijvoorbeeld wanneer:

• Veel inkoopfacturen handmatig worden ingevoerd

• Facturen via verschillende mailboxen binnenkomen

• Goedkeuringen nog via e-mail plaatsvinden

• Facturen regelmatig blijven liggen

• Veel tijd wordt besteed aan het overtypen van gegevens

• U fouten in de financiële administratie wilt verminderen

• U facturen digitaal wilt archiveren

• U de financiële administratie verder wilt automatiseren

Exact Online Factuurverwerking met AddConsult

Technologie kan veel werkzaamheden automatiseren, maar een efficiënt factuurproces begint met een goede inrichting.

AddConsult kijkt daarom samen met u naar het volledige proces rondom inkomende facturen.

Hoe komen facturen binnen? Wie controleert ze? Welke informatie moet worden vastgelegd? Wie mag facturen goedkeuren? Hoe worden kosten verdeeld? En wanneer mag een factuur worden meegenomen in de betaling?

Op basis daarvan helpen wij u Exact Online zo in te richten dat de factuurverwerking aansluit op uw organisatie en financiële processen.

Minder invoeren, meer controleren

De financiële administratie verandert steeds meer van gegevens invoeren naar processen controleren.

Exact Online Factuurverwerking ondersteunt deze ontwikkeling door terugkerende administratieve werkzaamheden zoveel mogelijk te digitaliseren en automatiseren.

Het resultaat: minder handmatige invoer, minder fouten, snellere verwerking en meer grip op uw crediteurenadministratie.

Automatiseer uw factuurverwerking

Wilt u minder tijd besteden aan het handmatig verwerken van inkoopfacturen en meer uit Exact Online halen?

AddConsult helpt u bij het inrichten en optimaliseren van Exact Online Factuurverwerking.

Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.