Elvy Factuurverwerking
Van inkomende factuur naar financiële verwerking
Automatiseer uw factuurverwerking en laat uw financiële administratie minder invoeren en meer controleren.
Het handmatig verwerken van inkoopfacturen kost veel tijd. Facturen moeten worden geopend, gegevens worden overgenomen, de juiste boeking moet worden gemaakt en vaak moet de factuur vervolgens nog worden gecontroleerd en goedgekeurd.
Met Elvy Factuurverwerking digitaliseert en automatiseert u dit proces. Inkomende facturen worden herkend en de relevante gegevens worden gebruikt om de financiële verwerking voor te bereiden.
Zo vermindert u handmatige invoer, verkleint u de kans op fouten en versnelt u het volledige crediteurenproces.
Van factuur naar boeking
Elvy ondersteunt het proces vanaf het moment dat een factuur digitaal binnenkomt.
De factuur wordt uitgelezen en relevante informatie wordt herkend. Op basis daarvan kan de verwerking in uw financiële administratie worden voorbereid.
Hierdoor ontstaat een efficiënte digitale werkwijze:
Factuur ontvangen → Herkennen → Controleren → Coderen → Goedkeuren → Boeken → Archiveren
Uw financiële medewerkers hoeven hierdoor steeds minder gegevens handmatig over te nemen.
Automatische herkenning van factuurgegevens
Een inkoopfactuur bevat veel informatie die nodig is voor de financiële verwerking.
Elvy helpt deze informatie automatisch uit het document te halen.
Denk bijvoorbeeld aan:
Leverancier
Factuurnummer
Factuurdatum
Bedragen
BTW
Betalingsgegevens
Factuurregels
Boekingsinformatie
De herkende gegevens vormen de basis voor verdere verwerking, waarna medewerkers vooral de voorgestelde informatie hoeven te controleren.
Minder handmatige invoer
Bij traditionele factuurverwerking wordt veel informatie simpelweg overgetypt.
Dat kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans op fouten.
Met Elvy verschuift de werkwijze van:
Factuur lezen → Gegevens invoeren → Controleren → Boeken
naar:
Factuur herkennen → Voorstel controleren → Boeken
Hierdoor kan uw financiële administratie meer facturen verwerken met minder administratieve handelingen.
Digitale controle en goedkeuring
Een factuur hoeft niet altijd direct te worden verwerkt of betaald.
Afhankelijk van uw organisatie kan eerst goedkeuring nodig zijn van bijvoorbeeld een budgethouder, manager, projectleider of andere verantwoordelijke.
Elvy ondersteunt een digitale werkwijze waarbij facturen ter controle en goedkeuring kunnen worden aangeboden.
Hiermee vervangt u losse e-mails, papieren facturen en handgeschreven parafen door een gestructureerd proces.
Altijd inzicht in de status
Bij een papieren of e-mailgestuurd factuurproces is het niet altijd duidelijk waar een factuur zich bevindt.
Ligt deze bij de administratie? Wacht de factuur op goedkeuring? Of is deze al verwerkt?
Met een digitaal factuurproces krijgt u meer inzicht in de voortgang en ziet u sneller welke facturen nog aandacht nodig hebben.
Hierdoor voorkomt u dat facturen onnodig blijven liggen.
Facturen digitaal archiveren
Na verwerking blijft de originele factuur digitaal beschikbaar.
Bij een vraag over een boeking, leverancier of betaling kunt u daardoor snel de bijbehorende factuur terugvinden.
U hoeft niet meer te zoeken in ordners, persoonlijke mailboxen of verschillende netwerkmappen.
Document en financiële verwerking blijven logisch met elkaar verbonden.
Geïntegreerd met uw financiële administratie
De kracht van Elvy zit niet alleen in het herkennen van een factuur, maar vooral in de aansluiting op uw financiële processen.
Herkende gegevens worden gebruikt voor de verdere verwerking in uw financiële administratie. Hierdoor voorkomt u dat medewerkers informatie tussen afzonderlijke systemen handmatig moeten overnemen.
Zo ontstaat één doorlopend digitaal proces van ontvangen factuur tot financiële boeking.
Combineer met Elvy Inkoopmanagement
Wilt u nog meer controle? Dan kunt u factuurverwerking combineren met Elvy Inkoopmanagement.
Daarmee begint het proces niet pas wanneer de factuur binnenkomt, maar al op het moment dat een medewerker een aankoop wil doen.
Zo ontstaat een uitgebreid procure-to-pay proces:
Inkoopaanvraag → Goedkeuring → Bestelling → Ontvangst → Factuur → Controle → Goedkeuring → Boeking → Betaling
Hierdoor krijgt u niet alleen grip op facturen, maar ook eerder inzicht in uw inkoopverplichtingen.
Van factuurverwerking naar financiële automatisering
Factuurherkenning is een belangrijke stap richting een verder geautomatiseerde financiële administratie.
Wanneer terugkerende facturen en boekingen steeds efficiënter kunnen worden verwerkt, kunnen financiële medewerkers zich meer richten op uitzonderingen, controle en analyse.
Daarmee verandert de rol van de financiële administratie steeds meer van gegevens verwerken naar processen bewaken.
Voor welke organisaties is Elvy Factuurherkenning geschikt?
Elvy Factuurherkenning is interessant voor organisaties die regelmatig inkoopfacturen verwerken en dit proces verder willen automatiseren.
Bijvoorbeeld wanneer:
Veel facturen nog handmatig worden ingevoerd
Medewerkers veel gegevens moeten overtypen
Facturen via verschillende kanalen binnenkomen
Goedkeuringen via e-mail of papier verlopen
Facturen regelmatig blijven liggen
U invoerfouten wilt verminderen
U facturen digitaal wilt archiveren
U sneller inzicht wilt in de status van facturen
U uw financiële administratie verder wilt automatiseren
Elvy Factuurherkenning met AddConsult
Een succesvolle automatisering begint met een goed ingericht financieel proces.
AddConsult kijkt daarom samen met u naar de volledige factuurstroom.
Hoe komen facturen binnen? Welke gegevens moeten worden herkend? Hoe worden kosten geboekt? Welke medewerkers moeten facturen controleren of goedkeuren? En hoe moet de uiteindelijke verwerking aansluiten op uw financiële administratie?
Op basis daarvan helpen wij u bij de inrichting en implementatie van Elvy, zodat de oplossing optimaal aansluit op uw bestaande bedrijfsprocessen.
Van invoeren naar controleren
De moderne financiële administratie hoeft niet meer iedere factuur volledig handmatig te verwerken.
Met Elvy Factuurherkenning automatiseert u terugkerende werkzaamheden en laat u medewerkers vooral aandacht besteden aan controle en uitzonderingen.
Het resultaat: minder handmatige invoer, minder fouten, kortere doorlooptijden en meer grip op uw crediteurenadministratie.
Automatiseer uw factuurverwerking met Elvy
Wilt u minder tijd besteden aan het handmatig verwerken van inkoopfacturen?
AddConsult helpt u bij de implementatie, inrichting en optimalisatie van Elvy Factuurherkenning.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.
