Odoo Buitendienst
Van serviceaanvraag tot factuur in één geïntegreerd proces
Plan uw buitendienst, digitaliseer werkopdrachten en geef servicemedewerkers onderweg toegang tot alle informatie die zij nodig hebben.
Een efficiënte buitendienst vraagt om goede communicatie tussen kantoor, planning en medewerkers op locatie. Wie moet waar naartoe? Welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd? Welke materialen zijn nodig? Hoeveel tijd is besteed en wat moet uiteindelijk aan de klant worden gefactureerd?
Met Odoo Buitendienst (Field Service) brengt u deze processen samen in één geïntegreerde omgeving.
Van serviceaanvraag en planning tot uitvoering, urenregistratie en facturatie: iedereen werkt met dezelfde actuele informatie.
Het volledige buitendienstproces digitaliseren
Odoo Buitendienst ondersteunt de werkzaamheden vanaf het moment dat een opdracht ontstaat tot het moment waarop deze administratief wordt afgerond.
Een werkopdracht wordt toegewezen aan een buitendienstmedewerker, die onderweg toegang heeft tot de relevante informatie en na uitvoering de werkzaamheden kan registreren.
Zo ontstaat één digitaal proces:
Serviceaanvraag → Werkopdracht → Planning → Buitendienst → Uren & materialen → Gereedmelding → Facturatie
Hierdoor verdwijnen losse agenda's, papieren werkbonnen en dubbele administratieve handelingen.
Digitale werkopdrachten
Iedere opdracht kan digitaal worden vastgelegd en toegewezen.
De buitendienstmedewerker beschikt daardoor over de informatie die nodig is om de werkzaamheden bij de klant uit te voeren.
Denk aan klantgegevens, locatie, omschrijving van de werkzaamheden, planning en aanvullende informatie over de opdracht.
Wijzigingen zijn direct beschikbaar, zodat kantoor en buitendienst met dezelfde informatie werken.
Plan uw buitendienstmedewerkers
Een goede planning bepaalt voor een belangrijk deel de efficiency van uw serviceorganisatie.
Met Odoo kunt u werkzaamheden verdelen over medewerkers en inzicht houden in geplande opdrachten.
Hierdoor ziet de planner welke werkzaamheden nog moeten worden uitgevoerd, welke medewerker verantwoordelijk is en wanneer de opdracht staat gepland.
Nieuwe of urgente werkzaamheden kunnen vervolgens in de planning worden opgenomen.
Mobiel werken op locatie
Buitendienstmedewerkers zijn het grootste deel van hun werkdag niet op kantoor.
Daarom moet de benodigde informatie ook onderweg beschikbaar zijn.
Met Odoo kunnen medewerkers hun opdrachten mobiel raadplegen en informatie direct tijdens of na het bezoek registreren.
Hierdoor hoeft een papieren werkbon aan het einde van de dag niet opnieuw door de administratie te worden verwerkt.
Registreer gewerkte uren
De werkelijk bestede tijd kan rechtstreeks op de werkzaamheden worden geregistreerd.
Hierdoor beschikt u over actuele informatie over de tijd die aan een klant of opdracht is besteed.
Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt voor interne analyse en, wanneer van toepassing, de facturatie aan de klant.
Zo ontstaat een directe verbinding tussen:
Werkopdracht → Urenregistratie → Facturatie
Registreer gebruikte materialen
Bij service- en onderhoudswerkzaamheden worden vaak onderdelen en andere materialen gebruikt.
Door materiaalverbruik digitaal vast te leggen weet de organisatie welke artikelen tijdens een opdracht zijn gebruikt.
In combinatie met Odoo Voorraad kan dit aansluiten op uw logistieke processen.
Hierdoor ontstaat meer controle over materiaalverbruik en hoeft de administratie gebruikte onderdelen niet achteraf vanaf een papieren werkbon over te nemen.
Digitale werkbon
Na uitvoering van de werkzaamheden kan de opdracht digitaal worden afgerond.
De geregistreerde werkzaamheden, uren en andere relevante informatie vormen samen de digitale vastlegging van het uitgevoerde werk.
Hiermee vervangt u de traditionele papieren werkbon door een digitaal proces dat direct onderdeel is van uw ERP-omgeving.
Handtekening van de klant
Wanneer bevestiging van de uitgevoerde werkzaamheden nodig is, kan het proces zo worden ingericht dat de klant digitaal voor akkoord tekent.
Hierdoor beschikt u direct over een digitale bevestiging van de werkzaamheden en hoeft een ondertekende papieren werkbon niet meer apart te worden verwerkt of gearchiveerd.
Van werkopdracht naar factuur
Een belangrijk voordeel van Odoo Buitendienst is de integratie met de overige Odoo-apps.
De uren en producten die tijdens een opdracht worden geregistreerd kunnen onderdeel worden van het verdere commerciële en financiële proces.
Hierdoor hoeft de financiële administratie niet opnieuw uit te zoeken wat volgens de werkbon aan de klant moet worden berekend.
Zo verkort u de tijd tussen uitvoering en facturatie.
Eén klantbeeld voor kantoor en buitendienst
Doordat Odoo Buitendienst onderdeel is van het Odoo-platform kan informatie uit verschillende bedrijfsprocessen worden gecombineerd.
Denk bijvoorbeeld aan:
CRM → Klant → Verkooporder → Werkopdracht → Planning → Uren → Materialen → Factuur
Hierdoor beschikken verkoop, planning, buitendienst en administratie over dezelfde klant- en opdrachtinformatie.
Combineer Odoo Buitendienst met Voorraad
Voor technische serviceorganisaties is materiaalbeheer vaak net zo belangrijk als personeelsplanning.
Door Odoo Buitendienst te combineren met Odoo Voorraad kunt u servicewerkzaamheden verbinden met uw artikel- en voorraadadministratie.
Dat is met name interessant wanneer servicemedewerkers onderdelen gebruiken tijdens onderhoud en reparaties.
Zo krijgt u beter inzicht in zowel de uitgevoerde werkzaamheden als het materiaalverbruik.
Combineer service met Helpdesk
Wanneer uw organisatie ook Odoo Helpdesk gebruikt, kunt u het proces nog verder uitbreiden.
Een klant meldt bijvoorbeeld een storing of probleem bij de servicedesk. Wanneer blijkt dat een bezoek op locatie noodzakelijk is, kan vanuit het serviceproces een buitendienstopdracht worden aangemaakt.
Zo ontstaat een geïntegreerde keten:
Klantmelding → Helpdesk → Buitendienstopdracht → Planning → Monteur → Oplossing
Hiermee verbindt u binnendienst en buitendienst binnen één omgeving.
Van reactieve service naar gepland onderhoud
Buitendienstsoftware is niet alleen interessant voor storingen.
Ook periodieke inspecties, onderhoudswerkzaamheden en andere terugkerende activiteiten kunnen onderdeel worden van het serviceproces.
Hiermee kunt u werkzaamheden vooraf organiseren en uw beschikbare capaciteit beter benutten.
Voor uw klanten betekent dit een professionelere en meer proactieve dienstverlening.
Voor welke organisaties is Odoo Buitendienst geschikt?
Odoo Buitendienst is interessant voor organisaties waarvan medewerkers regelmatig werkzaamheden bij klanten of op andere locaties uitvoeren.
Bijvoorbeeld:
Technische servicebedrijven
Installatiebedrijven
Onderhoudsbedrijven
Machineleveranciers met een eigen servicedienst
Inspectie- en keuringsbedrijven
Facilitaire dienstverleners
Organisaties met monteurs of andere mobiele medewerkers
Bedrijven die nog met papieren werkbonnen werken
Organisaties die planning, uren en materialen willen integreren
Bedrijven die service en facturatie beter op elkaar willen laten aansluiten
Odoo Buitendienst implementeren met AddConsult
Een efficiënte buitendienst begint niet bij een digitale werkbon, maar bij het volledige serviceproces.
AddConsult kijkt daarom samen met u naar de complete werkwijze.
Hoe komen serviceaanvragen binnen? Wie maakt de werkopdracht? Hoe worden medewerkers ingepland? Welke informatie hebben zij onderweg nodig? Hoe worden uren en materialen geregistreerd? Is goedkeuring door de klant nodig? En hoe worden de werkzaamheden uiteindelijk gefactureerd?
Vervolgens richten we Odoo zo in dat deze stappen logisch op elkaar aansluiten.
Daarbij kunnen we Odoo Buitendienst combineren met CRM, Verkoop, Helpdesk, Voorraad, Projecten, Urenregistratie en Boekhouding.
Zo ontstaat geen losse buitendienstapplicatie, maar een geïntegreerde serviceoplossing binnen uw ERP-platform.
Van papieren werkbon naar digitale buitendienst
Wanneer planning, werkbonnen, urenregistratie, materiaalverbruik en facturatie los van elkaar worden beheerd, ontstaat veel dubbel werk.
Odoo brengt deze processen samen.
Het resultaat: efficiëntere planning, minder administratie, actuele informatie voor buitendienstmedewerkers, snellere registratie van uren en materialen en een kortere weg van uitgevoerd werk naar factuur.
Digitaliseer uw buitendienst met Odoo
Wilt u uw planning, buitendienstmedewerkers, werkbonnen, uren, materialen en facturatie vanuit één omgeving beheren?
AddConsult helpt u bij de inrichting, implementatie en optimalisatie van Odoo Buitendienst en het volledige serviceproces.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.
