Odoo Factuurherkenning
Van inkomende factuur naar boeking in Odoo
Laat Odoo uw facturen herkennen en verminder handmatige invoer in uw financiële administratie.
Het handmatig invoeren van inkoopfacturen is tijdrovend en foutgevoelig. Leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en andere gegevens moeten worden overgenomen voordat de factuur kan worden verwerkt.
Met Odoo Factuurherkenning digitaliseert en automatiseert u een belangrijk deel van dit proces. Inkomende facturen worden uitgelezen en de herkende informatie wordt gebruikt om de factuur in Odoo voor te bereiden.
De financiële medewerker hoeft daardoor steeds minder gegevens in te voeren en kan zich richten op controle en uitzonderingen.
Facturen digitaal ontvangen en verwerken
Facturen kunnen digitaal onderdeel worden van uw financiële proces in Odoo.
Na ontvangst wordt het document verwerkt en worden relevante factuurgegevens herkend. Op basis hiervan wordt de leveranciersfactuur in Odoo voorbereid.
Hierdoor ontstaat een efficiënt proces:
Factuur ontvangen → Herkennen → Controleren → Boeken → Betalen → Archiveren
Alles blijft onderdeel van dezelfde Odoo-omgeving.
Automatische herkenning van factuurgegevens
Odoo gebruikt documentherkenning om informatie uit inkomende facturen te halen.
Hiermee kan relevante informatie van het document worden gebruikt voor het voorbereiden van de boeking.
Denk bijvoorbeeld aan:
Leverancier
Factuurnummer
Factuurdatum
Bedragen
Belastingen
Factuurregels
Betalingsinformatie
De financieel medewerker controleert vervolgens de voorgestelde gegevens voordat de factuur definitief wordt verwerkt.
Minder invoeren, meer controleren
Het grootste voordeel van automatische factuurherkenning is dat medewerkers niet iedere factuur vanaf nul hoeven in te voeren.
Odoo doet een voorstel en de medewerker controleert of de informatie correct is.
Hierdoor verschuift het proces van:
Lezen → Overtypen → Controleren → Boeken
naar:
Automatisch herkennen → Controleren → Boeken
Dat bespaart tijd en vermindert de kans op invoerfouten.
Factuur en boeking bij elkaar
Omdat de factuur rechtstreeks binnen Odoo wordt verwerkt, blijft het originele document gekoppeld aan de financiële administratie.
Bij vragen over een boeking of betaling kunt u daardoor snel terug naar de bijbehorende factuur.
U hoeft niet meer te zoeken in persoonlijke mailboxen, netwerkmappen of aparte documentarchieven.
Dit maakt de financiële administratie overzichtelijker en beter toegankelijk.
Geïntegreerd met Odoo Boekhouding
Een belangrijk voordeel van Odoo Factuurherkenning is dat het geen losstaand proces hoeft te zijn.
De herkende leveranciersfactuur wordt onderdeel van Odoo Boekhouding en sluit daarmee aan op uw crediteurenadministratie, betalingen, bankverwerking en financiële rapportages.
U voorkomt daarmee onnodige gegevensuitwisseling tussen verschillende financiële systemen.
Combineer factuurherkenning met uw inkoopproces
Nog meer automatisering ontstaat wanneer Odoo Factuurherkenning wordt gecombineerd met Odoo Inkoop en Odoo Voorraad.
Wanneer vooraf al een inkooporder aanwezig is, beschikt Odoo over informatie over wat is besteld en ontvangen.
Hierdoor kunt u een geïntegreerde keten creëren:
Inkoopaanvraag → Inkooporder → Ontvangst → Leveranciersfactuur → Controle → Betaling
Zo automatiseert u niet alleen het invoeren van de factuur, maar steeds meer van het volledige procure-to-pay proces.
Digitale goedkeuring
Binnen veel organisaties moeten facturen eerst worden beoordeeld voordat ze mogen worden betaald.
Door factuurverwerking onderdeel te maken van uw digitale Odoo-processen kunnen verantwoordelijkheden en goedkeuringen gestructureerd worden ingericht.
Hiermee vermindert u het gebruik van losse e-mails, geprinte facturen en handmatige herinneringen.
Sneller verwerken en betalen
Een snellere verwerking van facturen betekent dat uw crediteurenadministratie actueler wordt.
U ziet eerder welke verplichtingen openstaan en welke facturen klaar zijn voor betaling.
Dit ondersteunt een beter betalingsproces en voorkomt dat facturen onnodig blijven liggen doordat informatie ontbreekt of nog handmatig moet worden ingevoerd.
Onderdeel van één geïntegreerd Odoo-platform
Factuurherkenning wordt nog interessanter wanneer meerdere bedrijfsprocessen binnen Odoo worden uitgevoerd.
Denk aan:
Odoo CRM + Verkoop + Inkoop + Voorraad + Projecten + Boekhouding
Informatie uit deze processen komt samen binnen hetzelfde platform.
Hierdoor kan de financiële administratie steeds verder worden geautomatiseerd zonder voor ieder proces een afzonderlijke softwareoplossing te gebruiken.
Voor welke organisaties is Odoo Factuurherkenning geschikt?
Odoo Factuurherkenning is interessant voor organisaties die hun financiële administratie verder willen digitaliseren.
Bijvoorbeeld wanneer:
Veel inkoopfacturen handmatig worden ingevoerd
U gegevens regelmatig moet overtypen
Facturen via e-mail worden ontvangen
U invoerfouten wilt verminderen
U facturen digitaal wilt bewaren
U sneller inzicht wilt in openstaande verplichtingen
U Odoo Boekhouding gebruikt
U inkoop en financiële administratie verder wilt integreren
U zoveel mogelijk administratieve processen vanuit één ERP-platform wilt uitvoeren
Odoo Factuurherkenning met AddConsult
Automatische herkenning levert het meeste voordeel op wanneer ook het proces rondom de factuur goed is ingericht.
AddConsult kijkt daarom samen met u naar de volledige factuurstroom.
Hoe worden facturen ontvangen? Hoe worden leveranciers ingericht? Welke financiële coderingen gebruikt u? Welke controles en goedkeuringen zijn nodig? En hoe sluit de factuur aan op inkooporders, ontvangsten en betalingen?
Op basis daarvan richten we Odoo Boekhouding en Factuurherkenning zo in dat zoveel mogelijk terugkerende werkzaamheden worden geautomatiseerd.
Van administreren naar controleren
Een moderne financiële administratie hoeft niet meer iedere factuur regel voor regel handmatig in te voeren.
Odoo kan een steeds groter deel van de verwerking voorbereiden, terwijl uw medewerkers verantwoordelijk blijven voor controle en uitzonderingen.
Het resultaat: minder handmatige invoer, minder fouten, snellere factuurverwerking en een financiële administratie die volledig geïntegreerd is met uw overige bedrijfsprocessen.
Automatiseer uw factuurverwerking met Odoo
Wilt u uw inkoopfacturen automatisch laten herkennen en uw financiële administratie verder automatiseren?
AddConsult helpt u bij de inrichting en optimalisatie van Odoo Factuurherkenning en Odoo Boekhouding.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.
