Orbis BPA Platform
Automatiseer bedrijfsprocessen rondom uw ERP
Laat systemen samenwerken, automatiseer terugkerende werkzaamheden en zorg dat belangrijke gebeurtenissen automatisch de juiste actie starten.
Binnen iedere organisatie bestaan werkzaamheden die medewerkers dagelijks of wekelijks opnieuw uitvoeren. Gegevens worden gecontroleerd, bestanden geëxporteerd, e-mails verstuurd, informatie tussen systemen overgenomen en uitzonderingen handmatig gesignaleerd.
Met Orbis BPA Platform kunt u veel van deze processen automatiseren.
BPA staat voor Business Process Automation. Het platform kan informatie uit verschillende systemen controleren, verwerken en uitwisselen en vervolgens automatisch acties uitvoeren.
Zo maakt u van losse handelingen een geautomatiseerd bedrijfsproces.
Van gebeurtenis naar automatische actie
Een krachtig principe van BPA is dat een gebeurtenis binnen uw bedrijfsproces automatisch een vervolgactie kan starten.
Bijvoorbeeld:
Gebeurtenis → Controle → Voorwaarde → Actie → Terugkoppeling
Een order bereikt een bepaalde status, een betalingstermijn wordt overschreden, voorraad komt onder een minimum, een nieuw bestand wordt ontvangen of informatie in een database verandert.
BPA kan dit signaleren en vervolgens automatisch de gewenste vervolgstappen uitvoeren.
Automatiseer terugkerende werkzaamheden
Veel administratieve processen bestaan uit kleine handelingen die afzonderlijk weinig tijd kosten, maar gezamenlijk een aanzienlijke belasting vormen.
Denk aan het periodiek controleren van gegevens, genereren van bestanden, versturen van informatie of synchroniseren van gegevens tussen systemen.
Door deze werkzaamheden met Orbis BPA te automatiseren hoeven medewerkers alleen nog aandacht te besteden aan situaties waarbij menselijke beoordeling daadwerkelijk nodig is.
Automatiseer de standaard en laat medewerkers de uitzonderingen behandelen.
Verbind Exact met andere systemen
Een belangrijk toepassingsgebied van Orbis BPA is het verbinden van uw Exact-omgeving met andere applicaties en databronnen.
Informatie uit uw ERP-systeem kan onderdeel worden van een breder geautomatiseerd proces.
Denk bijvoorbeeld aan:
Exact → BPA → Externe applicatie
maar ook andersom:
Externe applicatie → BPA → Exact
Hiermee kunt u gegevensuitwisseling automatiseren zonder dat medewerkers informatie steeds handmatig tussen verschillende systemen hoeven over te nemen.
Meldingen en signaleringen
Niet ieder proces hoeft volledig automatisch te worden afgehandeld.
Soms is het vooral belangrijk dat de juiste medewerker op het juiste moment wordt geïnformeerd.
Orbis BPA kan bedrijfsinformatie controleren en op basis van ingestelde voorwaarden een melding of andere actie starten.
Denk bijvoorbeeld aan situaties zoals:
Een klant overschrijdt een bepaalde kredietlimiet
Een order voldoet aan vooraf bepaalde voorwaarden
Voorraad bereikt een kritische waarde
Een proces blijft te lang in dezelfde status staan
Bepaalde gegevens ontbreken
Een belangrijke datum wordt bereikt
Een uitzondering vraagt om menselijke aandacht
Hierdoor hoeft een medewerker niet voortdurend zelf rapportages of lijsten te controleren.
Automatische e-mails en communicatie
Veel communicatie binnen bedrijfsprocessen is voorspelbaar.
Wanneer een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt, moet bijvoorbeeld een klant, leverancier of medewerker worden geïnformeerd.
Met BPA kan dergelijke communicatie onderdeel worden van het geautomatiseerde proces.
Hierdoor kan informatie sneller bij de juiste persoon terechtkomen en wordt voorkomen dat acties afhankelijk zijn van het geheugen van individuele medewerkers.
Gegevens controleren en bewaken
Goede ERP-processen zijn afhankelijk van betrouwbare gegevens.
BPA kan worden ingezet om informatie periodiek te controleren en afwijkingen te signaleren.
Denk bijvoorbeeld aan ontbrekende stamgegevens, afwijkende waarden of situaties die niet voldoen aan uw bedrijfsregels.
Hiermee kunt u datakwaliteit actief bewaken in plaats van fouten pas te ontdekken wanneer ze later in het proces problemen veroorzaken.
Gegevens tussen systemen uitwisselen
Organisaties werken vrijwel nooit met één applicatie.
Naast Exact zijn er bijvoorbeeld webshops, WMS-oplossingen, CRM-systemen, planningstoepassingen, portals en branchespecifieke software.
Wanneer deze systemen onvoldoende geïntegreerd zijn, ontstaan handmatige imports, exports en Excel-bestanden.
Orbis BPA kan worden gebruikt als schakel tussen verschillende processen en gegevensbronnen.
Zo vermindert u dubbele invoer en creëert u een verder geïntegreerd applicatielandschap.
Bestanden automatisch verwerken
Ook bestandsuitwisseling speelt binnen veel organisaties nog een belangrijke rol.
Denk aan CSV-, XML- of andere gegevensbestanden die moeten worden aangemaakt, verwerkt of uitgewisseld.
In plaats van medewerkers periodiek bestanden te laten exporteren en importeren, kunnen dergelijke handelingen onderdeel worden van een geautomatiseerd proces.
Hierdoor kunnen koppelingen en gegevensstromen ook buiten kantooruren automatisch worden uitgevoerd.
Plan processen op vaste momenten
Niet iedere automatisering hoeft te worden gestart door een wijziging in uw ERP-systeem.
Processen kunnen ook periodiek worden uitgevoerd.
Bijvoorbeeld:
Iedere nacht → Controleer gegevens → Verwerk wijzigingen → Verstuur resultaat
of:
Iedere maand → Verzamel informatie → Maak output → Distribueer informatie
Hierdoor kunnen veel periodieke administratieve werkzaamheden zonder handmatige tussenkomst worden uitgevoerd.
Minder maatwerk in uw ERP-systeem
Wanneer een standaard ERP-oplossing een specifieke bedrijfsregel niet ondersteunt, wordt vaak direct gedacht aan maatwerk binnen het ERP-systeem.
Dat is niet altijd noodzakelijk.
Met een Business Process Automation-platform kunt u processen rondom uw ERP automatiseren zonder iedere aanpassing rechtstreeks in de kern van het ERP te programmeren.
Dat kan uw oplossing flexibeler maken en voorkomt dat onnodig veel bedrijfsspecifieke logica in het ERP-systeem zelf wordt gebouwd.
Voorbeelden van automatisering
De mogelijkheden hangen sterk af van uw eigen bedrijfsprocessen.
Orbis BPA kan bijvoorbeeld interessant zijn voor het automatiseren van:
Verkoopprocessen
Orders controleren, uitzonderingen signaleren en informatie automatisch distribueren.
Financiële processen
Openstaande posten bewaken, afwijkingen signaleren en periodieke controles uitvoeren.
Inkoopprocessen
Gegevens controleren en acties starten op basis van bestel- of leveranciersinformatie.
Voorraad en logistiek
Voorraadniveaus bewaken en processen starten wanneer bepaalde situaties ontstaan.
Stamgegevens
Controleren of klanten, leveranciers en artikelen volledig en correct zijn ingericht.
Integraties
Gegevens automatisch uitwisselen tussen Exact en andere bedrijfsapplicaties.
Van handmatig proces naar digitale workflow
Bij veel automatiseringsprojecten is het niet nodig om direct een compleet bedrijfsproces opnieuw te ontwerpen.
Vaak kunnen we beginnen met één terugkerende handeling.
Bijvoorbeeld:
Vandaag: medewerker draait iedere ochtend een rapport, controleert twintig regels en stuurt bij afwijkingen drie collega's een e-mail.
Met BPA: het systeem voert de controle automatisch uit en informeert alleen de juiste medewerker wanneer daadwerkelijk een afwijking wordt gevonden.
Juist dergelijke kleine automatiseringen kunnen bij elkaar veel tijd besparen.
Voor welke organisaties is Orbis BPA Platform interessant?
Orbis BPA is interessant voor organisaties die:
Veel terugkerende administratieve werkzaamheden uitvoeren
Exact met andere systemen willen verbinden
Regelmatig gegevens importeren en exporteren
Nog veel processen via Excel uitvoeren
Automatische controles en signaleringen willen realiseren
Medewerkers handmatig rapportages laten controleren
Bedrijfsregels automatisch willen bewaken
Gegevenskwaliteit willen verbeteren
Handmatige communicatie willen automatiseren
Bestaande ERP-processen verder willen optimaliseren
Maatwerk in het ERP-systeem zoveel mogelijk willen beperken
Orbis BPA Platform met AddConsult
Automatiseren begint niet met technologie, maar met het herkennen van werkzaamheden die onnodig veel tijd kosten.
AddConsult kijkt daarom samen met u naar uw bestaande processen.
Welke werkzaamheden worden steeds opnieuw uitgevoerd? Welke controles doet een medewerker dagelijks? Waar wordt informatie handmatig tussen systemen overgenomen? Welke rapportages worden alleen gemaakt om uitzonderingen te vinden?
Vervolgens bepalen we welke stappen met Orbis BPA kunnen worden geautomatiseerd.
Dankzij onze kennis van Exact Globe+, Exact Synergy en bedrijfsprocessen rondom finance, handel, logistiek en productie begrijpen onze consultants zowel de techniek als de processen achter de automatisering.
Maak van uw ERP een proactief systeem
Een traditioneel ERP-systeem wacht meestal totdat een gebruiker een actie uitvoert.
Met Business Process Automation kunt u uw ERP-omgeving veel proactiever maken.
Het systeem controleert processen, signaleert gebeurtenissen en start automatisch de juiste vervolgactie.
Het resultaat: minder handmatig werk, minder fouten, snellere processen en medewerkers die zich kunnen richten op uitzonderingen en werkzaamheden waar hun kennis echt waarde toevoegt.
Ontdek welke processen u kunt automatiseren
Binnen vrijwel iedere organisatie zijn processen te vinden die slimmer kunnen worden uitgevoerd.
AddConsult helpt u deze processen te identificeren en te automatiseren met Orbis BPA Platform.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.
