Real Inkoop & Goedkeuren
Grip op uw inkopen voordat de kosten worden gemaakt
Digitaliseer inkoopaanvragen en goedkeuringen en zorg ervoor dat iedere bestelling volgens de juiste afspraken en autorisaties wordt uitgevoerd.
Binnen veel organisaties begint het inkoopproces nog met een e-mail, telefoontje of mondeling verzoek. Medewerkers bestellen rechtstreeks bij leveranciers en de financiële afdeling ontdekt de uitgave pas wanneer de factuur binnenkomt.
Met Real Inkoop & Goedkeuren van a-Real-Solution brengt u structuur in dit proces. Medewerkers dienen inkoopaanvragen digitaal in, waarna deze volgens de afgesproken autorisaties worden beoordeeld en goedgekeurd.
Zo krijgt u eerder inzicht in uitgaven en financiële verplichtingen en voorkomt u ongecontroleerde inkopen.
Van aanvraag naar gecontroleerde inkoop
Real Inkoop & Goedkeuren brengt de verschillende stappen van uw inkoopproces samen in één digitale werkwijze.
Een medewerker dient een aanvraag in met de benodigde informatie. Vervolgens wordt automatisch bepaald wie de aanvraag moet beoordelen en goedkeuren.
Pas na goedkeuring kan het verdere inkoopproces plaatsvinden.
Hierdoor ontstaat een duidelijk proces:
Aanvraag → Goedkeuring → Bestelling → Verplichting → Factuur
Iedere stap is inzichtelijk en verantwoordelijkheden zijn duidelijk vastgelegd.
Belangrijkste mogelijkheden
Digitale inkoopaanvragen
Medewerkers kunnen aanvragen centraal indienen en voorzien van bijvoorbeeld leverancier, omschrijving, bedrag en andere relevante informatie.
Goedkeuringsworkflows
Stuur aanvragen automatisch naar de juiste manager, budgethouder of andere verantwoordelijke medewerker.
Autorisaties
Richt het goedkeuringsproces in op basis van verantwoordelijkheden en de afspraken binnen uw organisatie.
Inzicht in de status
Medewerkers kunnen volgen of een aanvraag nog in behandeling is, is goedgekeurd of is afgewezen.
Inkoopverplichtingen
Krijg eerder inzicht in goedgekeurde uitgaven en aangegane verplichtingen, nog voordat de uiteindelijke factuur wordt ontvangen.
Digitale vastlegging
Aanvragen, goedkeuringen en relevante informatie blijven centraal beschikbaar en zijn achteraf eenvoudig terug te vinden.
Signaleringen en taken
Zorg ervoor dat aanvragen niet blijven liggen door taken en signaleringen bij de juiste medewerkers aan te bieden.
Integratie met Exact
Real Inkoop & Goedkeuren sluit aan op uw Exact-omgeving en brengt het inkoopproces dichter bij uw bestaande financiële en administratieve processen.
Eerst goedkeuren, dan bestellen
Veel organisaties controleren uitgaven pas wanneer de factuur binnenkomt.
Maar op dat moment is het eigenlijk al te laat.
De bestelling is geplaatst, het product of de dienst is mogelijk al geleverd en de organisatie heeft de financiële verplichting al aangegaan.
Real Inkoop & Goedkeuren verplaatst de controle naar het begin van het proces.
Hierdoor wordt vooraf bepaald of een aankoop noodzakelijk is, binnen de gemaakte afspraken valt en door de juiste persoon is goedgekeurd.
Meer inzicht in financiële verplichtingen
Een actuele financiële administratie vertelt u welke kosten al zijn geboekt.
Voor goede financiële sturing wilt u echter ook weten welke kosten eraan komen.
Een goedgekeurde bestelling vertegenwoordigt immers al een financiële verplichting, ook wanneer de leverancier nog geen factuur heeft gestuurd.
Door deze verplichtingen eerder inzichtelijk te maken krijgt u een realistischer beeld van toekomstige uitgaven en beschikbare budgetten.
Geen goedkeuringen meer via losse e-mails
Wanneer goedkeuringen via Outlook, Teams of mondeling plaatsvinden, is achteraf vaak lastig te achterhalen wie toestemming heeft gegeven.
Ook bestaat het risico dat aanvragen blijven liggen in een mailbox.
Met Real Inkoop & Goedkeuren wordt het proces centraal vastgelegd. De juiste medewerker krijgt een taak en de status van de aanvraag blijft inzichtelijk.
Zo ontstaat een transparant en controleerbaar inkoopproces.
Meer controle zonder onnodige bureaucratie
Inkoopcontrole hoeft niet te betekenen dat iedere bestelling door meerdere medewerkers moet worden goedgekeurd.
Het proces kan worden ingericht op basis van de verantwoordelijkheden binnen uw organisatie.
Eenvoudige aankopen kunnen bijvoorbeeld via een kort proces verlopen, terwijl grotere of afwijkende uitgaven aanvullende goedkeuring vereisen.
Zo combineert u controle met een praktische werkwijze voor medewerkers.
Van inkoopaanvraag naar factuur
De grootste efficiency ontstaat wanneer het inkoopproces wordt verbonden met de verdere financiële verwerking.
Wanneer een factuur binnenkomt voor een vooraf aangevraagde en goedgekeurde bestelling, is al veel informatie beschikbaar.
De organisatie weet waarom de aankoop is gedaan, wie deze heeft aangevraagd en wie toestemming heeft gegeven.
Hierdoor kan ook de uiteindelijke verwerking en controle van de inkoopfactuur efficiënter verlopen.
Voor welke organisaties is Real Inkoop & Goedkeuren geschikt?
Real Inkoop & Goedkeuren is interessant voor organisaties die meer grip willen krijgen op hun uitgaven en interne autorisaties.
Bijvoorbeeld wanneer:
Medewerkers zelfstandig inkopen doen
Goedkeuringen via e-mail of Teams plaatsvinden
Niet altijd duidelijk is wie een bestelling heeft goedgekeurd
U pas bij ontvangst van de factuur inzicht krijgt in uitgaven
Budgethouders eerder inzicht willen in verplichtingen
U interne autorisaties beter wilt vastleggen
Inkoopaanvragen regelmatig blijven liggen
U uw inkoopproces verder wilt digitaliseren
U het inkoopproces wilt integreren met Exact
Real Inkoop & Goedkeuren implementeren met AddConsult
Een goed digitaal inkoopproces begint met duidelijke afspraken.
AddConsult helpt u daarom eerst om uw huidige werkwijze en autorisatiestructuur in kaart te brengen.
Wie mag een aankoop aanvragen? Welke aanvragen mogen direct worden goedgekeurd? Vanaf welk bedrag is aanvullende autorisatie nodig? Wie is budgetverantwoordelijk? En hoe moet de goedgekeurde aanvraag uiteindelijk aansluiten op uw financiële administratie?
Op basis daarvan richten we samen met a-Real-Solution een proces in dat aansluit bij uw organisatie.
Van reactieve controle naar proactieve inkoopbeheersing
Wachten op de inkoopfactuur betekent dat u controleert nadat de financiële verplichting al is aangegaan.
Real Inkoop & Goedkeuren brengt die controle naar voren.
U weet eerder wat er wordt gekocht, waarom het wordt gekocht, welk bedrag ermee gemoeid is en wie daarvoor toestemming heeft gegeven.
Het resultaat: meer grip op uitgaven, duidelijkere verantwoordelijkheden, beter inzicht in verplichtingen en minder administratief werk.
Krijg grip op uw inkoopproces
Wilt u uw inkoopaanvragen en goedkeuringen digitaliseren en beter integreren met Exact?
AddConsult helpt u bij de inrichting en implementatie van Real Inkoop & Goedkeuren van a-Real-Solution.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.
