ScanSys ImageCapture
Automatiseer de verwerking van uw inkoopfacturen
Van binnenkomende factuur naar gecontroleerde boeking met zo min mogelijk handmatige handelingen.
Het handmatig verwerken van inkoopfacturen kost veel tijd. Facturen komen binnen, gegevens moeten worden overgenomen, boekingen moeten worden aangemaakt en vervolgens moet de factuur vaak nog door één of meerdere medewerkers worden gecontroleerd en goedgekeurd.
Met ScanSys ImageCapture digitaliseert en automatiseert u dit proces. Facturen worden centraal verwerkt, relevante gegevens worden herkend en de informatie wordt gebruikt voor de verdere verwerking in uw financiële administratie.
Zo verschuift het werk van handmatig invoeren naar controleren en afhandelen van uitzonderingen.
Van factuur naar financiële administratie
ImageCapture ondersteunt het volledige proces rondom inkomende facturen.
Een digitale factuur wordt ontvangen en geanalyseerd, waarna relevante informatie wordt gebruikt voor het voorbereiden van de financiële verwerking.
Hierdoor ontstaat een gestroomlijnd proces:
Factuur ontvangen → Herkennen → Controleren → Coderen → Goedkeuren → Boeken → Archiveren
Medewerkers hoeven hierdoor aanzienlijk minder gegevens handmatig over te nemen.
Automatische factuurherkenning
Een inkoopfactuur bevat veel gegevens die nodig zijn voor uw financiële administratie.
ImageCapture helpt bij het herkennen en verwerken van informatie zoals leverancier, factuurnummer, factuurdatum, bedragen en andere relevante factuurgegevens.
Hierdoor kan een groot deel van de invoer worden voorbereid voordat een financieel medewerker de factuur beoordeelt.
De medewerker controleert de voorgestelde verwerking in plaats van iedere factuur volledig handmatig in te voeren.
Digitale controle en goedkeuring
Niet iedere factuur kan direct worden verwerkt.
Afhankelijk van uw organisatie moet een factuur bijvoorbeeld worden beoordeeld door een afdelingsmanager, budgethouder of andere verantwoordelijke.
Met digitale workflows kan de factuur voor controle en goedkeuring bij de juiste medewerkers terechtkomen.
Hiermee vervangt u processen met geprinte facturen, handtekeningen en losse e-mails door een gestructureerde digitale werkwijze.
Minder handmatige invoer en minder fouten
Hoe vaker gegevens handmatig worden overgenomen, hoe groter de kans op fouten.
Denk aan een verkeerd factuurnummer, bedrag, leverancier of financiële codering.
ImageCapture automatiseert terugkerende handelingen en helpt de financiële administratie zich vooral te richten op controle en uitzonderingen.
Dit maakt het proces niet alleen sneller, maar ook beter beheersbaar.
Eén digitaal factuurarchief
Na verwerking wilt u een factuur eenvoudig kunnen terugvinden.
Met digitale factuurverwerking blijft het oorspronkelijke document beschikbaar bij de administratieve verwerking.
Bij vragen over een boeking of betaling hoeft u daardoor niet meer te zoeken in ordners, persoonlijke mailboxen of netwerkmappen.
De factuur en bijbehorende informatie zijn digitaal beschikbaar voor medewerkers die daarvoor geautoriseerd zijn.
Snellere verwerking van inkoopfacturen
Een factuur die onnodig lang blijft liggen kan leiden tot betalingsachterstanden, extra vragen van leveranciers en minder actueel inzicht in uw financiële positie.
Door ontvangst, herkenning, controle en goedkeuring digitaal te ondersteunen kan de doorlooptijd aanzienlijk worden verkort.
De financiële administratie ziet sneller welke facturen nog actie nodig hebben en waar deze zich in het proces bevinden.
ImageCapture geïntegreerd met Exact
Een belangrijk voordeel van ScanSys ImageCapture is de aansluiting op uw Exact-omgeving.
Factuurgegevens en financiële informatie hoeven hierdoor niet handmatig tussen afzonderlijke systemen te worden overgenomen.
Zo combineert u de gespecialiseerde mogelijkheden voor digitale factuurverwerking van ImageCapture met uw bestaande financiële processen in Exact.
Het resultaat is één geïntegreerde werkwijze voor uw crediteurenadministratie.
Van factuurverwerking naar een digitaal inkoopproces
ImageCapture kan een belangrijke bouwsteen zijn binnen de verdere digitalisering van uw inkoop- en financiële processen.
Door factuurverwerking te combineren met processen rondom inkooporders, verplichtingen en autorisaties kunt u steeds meer controles automatiseren.
Zo ontwikkelt uw organisatie zich van:
Factuur ontvangen → Handmatig invoeren → Goedkeuren
naar een veel verder geïntegreerd proces:
Inkoop → Bestelling → Ontvangst → Factuur → Controle → Goedkeuring → Boeking → Betaling
Hierdoor ontstaat meer controle over het volledige proces van inkoop tot betaling.
Voor welke organisaties is ScanSys ImageCapture geschikt?
ImageCapture is interessant voor organisaties die regelmatig inkoopfacturen verwerken en hun crediteurenadministratie verder willen automatiseren.
Bijvoorbeeld wanneer:
Veel facturen nog handmatig worden ingevoerd
Facturen via verschillende kanalen binnenkomen
Goedkeuringen via e-mail of papier verlopen
Facturen regelmatig blijven liggen
Veel tijd wordt besteed aan gegevens overtypen
U fouten in de factuurverwerking wilt verminderen
U meer inzicht wilt in de status van facturen
U facturen digitaal wilt archiveren
U factuurverwerking met Exact wilt integreren
ScanSys ImageCapture met AddConsult
Een succesvolle implementatie begint met meer dan alleen het installeren van software.
AddConsult kijkt samen met u naar het volledige proces rondom inkomende facturen.
Hoe worden facturen ontvangen? Welke gegevens moeten worden herkend? Hoe moeten facturen financieel worden gecodeerd? Wie moet controleren en goedkeuren? Welke uitzonderingen zijn er? En hoe moet de informatie uiteindelijk in Exact worden verwerkt?
Op basis hiervan richten we samen met ScanSys ImageCapture een proces in dat aansluit op uw financiële administratie en interne organisatie.
Van invoeren naar controleren
De moderne financiële administratie draait steeds minder om het handmatig overtypen van facturen.
Automatisering neemt terugkerende werkzaamheden over, terwijl medewerkers zich richten op controle, uitzonderingen en financiële sturing.
Met ScanSys ImageCapture vermindert u handmatige verwerking, versnelt u de doorlooptijd van facturen en krijgt u meer grip op uw crediteurenproces.
Automatiseer uw crediteurenadministratie
Wilt u minder tijd besteden aan het handmatig verwerken van inkoopfacturen en uw factuurproces beter integreren met Exact?
AddConsult helpt u bij de implementatie, inrichting en optimalisatie van ScanSys ImageCapture.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.
