Exact EBS Servicemanagement
Van servicemelding tot factuur in één geïntegreerd proces
Krijg grip op uw serviceorganisatie met Exact Globe+ en Exact Synergy. Plan monteurs, beheer installaties en contracten en registreer uren en materialen vanuit één geïntegreerde oplossing.
Een professionele serviceorganisatie draait om meer dan het oplossen van een storing. U wilt weten welke installatie bij de klant staat, welke afspraken zijn gemaakt, wanneer preventief onderhoud nodig is, welke monteur beschikbaar is en welke onderdelen nodig zijn.
Met Exact EBS Servicemanagement (Globe+ & Synergy) brengt u deze processen samen.
Van de eerste servicemelding tot planning, uitvoering en facturatie: commerciële, logistieke, financiële en service-informatie sluiten op elkaar aan.
Het volledige serviceproces onder controle
Exact Servicemanagement ondersteunt het volledige traject rondom onderhoud en service.
Een serviceactiviteit kan ontstaan naar aanleiding van een storing of verzoek van een klant, maar ook automatisch vanuit gepland preventief onderhoud.
Vervolgens wordt de juiste servicemedewerker ingepland en kunnen benodigde materialen worden gereserveerd. Na uitvoering worden uren en gebruikte onderdelen geregistreerd en kan de dienstverlening worden gefactureerd.
Zo ontstaat één geïntegreerd proces:
Servicemelding → Planning → Monteur → Materialen → Uitvoering → Urenregistratie → Gereedmelding → Facturatie
Beheer de installaties bij uw klanten
Goede service begint met weten wat er bij uw klant staat.
Binnen Exact Servicemanagement kunt u serviceconfiguraties vastleggen. Hiermee registreert u de producten, machines of installaties waarop u service verleent.
U kunt daarbij bijvoorbeeld rekening houden met serienummers en de opbouw van een installatie.
Wanneer producten via Exact Globe+ worden verkocht, kunnen deze bovendien onderdeel worden van het verdere serviceproces.
Zo bouwt u per klant een waardevol historisch overzicht op van de installaties waarop uw organisatie onderhoud en service uitvoert.
Servicecontracten en afspraken
Niet iedere klant heeft dezelfde serviceafspraken.
De ene klant betaalt per servicebezoek, terwijl een andere klant een onderhoudscontract heeft waarin bepaalde werkzaamheden of materialen zijn opgenomen.
Binnen Exact Servicemanagement kunnen contracten worden gekoppeld aan serviceconfiguraties en kunnen contractafspraken invloed hebben op de verdere verwerking van serviceactiviteiten.
Hierdoor weet uw organisatie bij een servicemelding direct welke afspraken van toepassing zijn.
Preventief onderhoud plannen
Een professionele serviceorganisatie wacht niet totdat een machine defect raakt.
Met preventief onderhoud kunt u serviceactiviteiten vooraf plannen op basis van de onderhoudsafspraken.
Hierdoor weet u tijdig welke installaties onderhoud nodig hebben en kunt u capaciteit en materialen beter voorbereiden.
Dat zorgt niet alleen voor een efficiëntere serviceorganisatie, maar helpt uw klanten ook om ongeplande stilstand te verminderen.
Planbord voor servicemonteurs
Een goede planning is essentieel voor een efficiënte buitendienst.
Exact Servicemanagement beschikt over een planbord waarmee openstaande serviceactiviteiten aan servicemedewerkers kunnen worden toegewezen.
Planners krijgen overzicht over de werkzaamheden die nog moeten worden ingepland en kunnen activiteiten via drag-and-drop bij de juiste medewerker en datum plaatsen.
Zo ontstaat meer grip op:
Hierdoor kan de planning sneller inspelen op nieuwe storingen en wijzigingen.
Materialen direct gekoppeld aan voorraad
Een servicemonteur kan alleen efficiënt werken wanneer de juiste onderdelen beschikbaar zijn.
Bij een serviceactiviteit kunnen benodigde artikelen worden gepland. Daarbij is de voorraadinformatie uit Exact Globe+ beschikbaar.
Materialen kunnen hierdoor worden meegenomen in de voorraadplanning en beschikbare voorraad kan worden gereserveerd. Wanneer voorraad onvoldoende beschikbaar is, kan dit aansluiten op het inkoopproces.
Zo verbindt u servicemanagement rechtstreeks met uw logistieke processen.
Uren en gebruikte materialen registreren
Na uitvoering van de werkzaamheden registreert de servicemedewerker wat daadwerkelijk is uitgevoerd.
Denk aan:
Gewerkte uren + Gebruikte onderdelen + Uitgevoerde werkzaamheden
Hierdoor beschikt de administratie over de informatie die nodig is voor de verdere verwerking.
Tegelijkertijd ontstaat waardevolle historie rondom de betreffende klant en installatie.
Bij een volgende servicemelding kunt u daardoor beter zien welke werkzaamheden eerder zijn uitgevoerd.
Van serviceactiviteit naar factuur
Een groot voordeel van de combinatie van Exact Synergy en Exact Globe+ is dat service en financiële verwerking op elkaar aansluiten.
In Synergy worden serviceactiviteiten, planning, contracten en configuraties beheerd. Globe+ ondersteunt onder andere de logistieke verwerking en facturatie.
Na uitvoering en autorisatie van de serviceactiviteit kan de verdere facturatie plaatsvinden.
Hierdoor hoeft de administratie de uitgevoerde werkzaamheden niet opnieuw vanuit losse werkbonnen over te nemen.
Eén klantbeeld voor service en administratie
Servicemedewerkers hebben andere informatie nodig dan de financiële administratie, maar uiteindelijk werken beide afdelingen voor dezelfde klant.
Door Exact Globe+ en Synergy te combineren brengt u verschillende soorten informatie bij elkaar.
Denk aan:
Klant → Installatie → Contract → Servicemelding → Servicehistorie → Materialen → Uren → Factuur
Hierdoor ontstaat een compleet beeld van de dienstverlening aan uw klant.
Van reactieve service naar proactief onderhoud
Veel serviceorganisaties beginnen met het efficiënt afhandelen van storingen.
De volgende stap is om steeds meer proactief te werken.
Met servicecontracten, installatiegegevens, onderhoudsschema's en servicehistorie kunt u onderhoud beter plannen en klanten actief benaderen voordat problemen ontstaan.
Hiermee verandert servicemanagement van een administratief proces in een belangrijk onderdeel van uw dienstverlening en klantrelatie.
Voor welke organisaties is Exact EBS Servicemanagement geschikt?
Exact EBS Servicemanagement is met name interessant voor organisaties die producten, machines of installaties verkopen en daar vervolgens onderhoud en service op uitvoeren.
Bijvoorbeeld wanneer:
U een eigen technische buitendienst heeft
Monteurs dagelijks bij klanten werken
U machines of installaties bij klanten wilt registreren
U serienummers en servicehistorie wilt bijhouden
U onderhouds- of servicecontracten gebruikt
U preventief onderhoud wilt plannen
U uren en materialen op serviceactiviteiten registreert
Onderdelen vanuit uw eigen voorraad worden gebruikt
Planning nu grotendeels via Excel of losse agenda's plaatsvindt
Servicewerkzaamheden uiteindelijk moeten worden gefactureerd
U service, logistiek en financiële administratie wilt integreren
Exact Globe+ en Synergy als één serviceoplossing
De kracht van Exact EBS Servicemanagement zit in de combinatie van beide Exact-platformen.
Exact Synergy ondersteunt de servicegerichte processen, zoals klant- en installatiegegevens, contracten, serviceactiviteiten en planning.
Exact Globe+ vormt de verbinding met onder andere verkooporders, artikelen, voorraad, logistiek en facturatie.
Samen ontstaat een geïntegreerde oplossing waarbij informatie gedurende het hele serviceproces beschikbaar blijft.
Exact EBS Servicemanagement implementeren met AddConsult
Een goede servicemanagementoplossing begint met het serviceproces en niet met de software.
AddConsult brengt daarom samen met u de volledige serviceketen in kaart.
Hoe komen servicemeldingen binnen? Welke installaties staan bij klanten? Welke contractafspraken gelden? Hoe wordt preventief onderhoud gepland? Hoe worden monteurs ingepland? Welke materialen nemen zij mee? Hoe registreren zij uren en onderdelen? En hoe wordt de klant uiteindelijk gefactureerd?
Vervolgens richten we Exact Globe+ en Exact Synergy zo in dat deze processen logisch op elkaar aansluiten.
Daarbij kijken onze consultants naar zowel de technische inrichting als de commerciële, logistieke en financiële gevolgen van het serviceproces.
Van losse werkbonnen naar geïntegreerd servicemanagement
Wanneer serviceplanning, werkbonnen, uren, onderdelen en facturatie in afzonderlijke systemen worden bijgehouden, ontstaat veel dubbel werk.
Met Exact EBS Servicemanagement brengt u deze processen bij elkaar.
Het resultaat: efficiëntere planning, actuele servicehistorie, betere controle over materialen en uren, snellere facturatie en een professionelere dienstverlening aan uw klanten.
Digitaliseer uw volledige serviceproces
Wilt u uw servicemeldingen, onderhoud, monteursplanning, materialen en facturatie vanuit één geïntegreerd proces beheren?
AddConsult helpt u bij de inrichting, implementatie en optimalisatie van Exact EBS Servicemanagement met Exact Globe+ en Exact Synergy.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.
