Real Servicemanagement
Van servicemelding tot afgehandelde werkopdracht
Digitaliseer uw serviceorganisatie, geef monteurs de juiste informatie en verbind uw buitendienst rechtstreeks met Exact.
Een professionele serviceorganisatie vraagt om goede samenwerking tussen klant, binnendienst, planning, magazijn, buitendienst en administratie.
Wanneer servicemeldingen, planningen en werkbonnen in verschillende systemen worden bijgehouden, ontstaat al snel dubbel werk. Monteurs missen informatie, de planning moet voortdurend bellen en de administratie moet achteraf gegevens van werkbonnen overnemen.
Met Real Servicemanagement van a-Real-Solution brengt u het serviceproces samen in één digitale werkwijze die aansluit op uw Exact-omgeving.
Het volledige serviceproces digitaliseren
Real Servicemanagement ondersteunt uw organisatie vanaf de servicemelding tot en met de administratieve afhandeling van de werkzaamheden.
Een melding wordt geregistreerd, de werkzaamheden worden gepland en een servicemedewerker krijgt de benodigde informatie beschikbaar voor uitvoering.
Na het bezoek worden de uitgevoerde werkzaamheden geregistreerd en kan de informatie verder worden verwerkt.
Zo ontstaat één doorlopend proces:
Servicemelding → Werkopdracht → Planning → Monteur → Uitvoering → Uren & materialen → Gereedmelding → Administratieve verwerking
Hierdoor verdwijnen veel losse documenten en handmatige overdrachtsmomenten.
Servicemeldingen centraal registreren
Een klant kan om verschillende redenen contact opnemen met uw serviceorganisatie.
Een machine heeft een storing, een onderdeel moet worden vervangen of er is onderhoud nodig.
Door servicemeldingen centraal te registreren ontstaat direct duidelijkheid over wat er moet gebeuren en wie verantwoordelijk is voor de verdere opvolging.
De binnendienst krijgt daardoor meer grip op openstaande meldingen en klanten kunnen sneller worden geholpen.
Inzicht in installaties bij uw klanten
Voor technische serviceorganisaties is het belangrijk om niet alleen te weten wie de klant is, maar vooral welke machine, installatie of apparatuur bij die klant staat.
Door installatie- en servicegegevens centraal beschikbaar te maken kan een servicemedewerker beter voorbereid naar de klant.
Bij een nieuwe melding is bovendien relevante historie beschikbaar, zodat duidelijk is welke werkzaamheden eerder zijn uitgevoerd.
Hierdoor bouwt u per klant en installatie een waardevol servicedossier op.
Digitale werkopdrachten
Vanuit een servicemelding kan een werkopdracht worden voorbereid.
Hierin staat de informatie die de servicemedewerker nodig heeft om het werk uit te voeren.
Denk aan:
Klant- en locatiegegevens
Omschrijving van de werkzaamheden
Installatie- of machinegegevens
Geplande datum
Verantwoordelijke servicemedewerker
Benodigde materialen
Aanvullende instructies
Eerdere service-informatie
Hierdoor hoeft informatie niet meer via losse e-mails, telefoongesprekken of papieren werkbonnen te worden doorgegeven.
Plan uw servicemedewerkers
Een efficiënte serviceorganisatie staat of valt met een goede planning.
De planner moet snel kunnen bepalen welke werkzaamheden openstaan en welke medewerker beschikbaar is om deze uit te voeren.
Door werkopdrachten digitaal te plannen ontstaat overzicht over de werkzaamheden van de buitendienst.
Nieuwe storingen kunnen daardoor eenvoudiger worden ingepland en de binnendienst beschikt over een actueel beeld van de lopende werkzaamheden.
Mobiel werken voor de buitendienst
Servicemedewerkers zijn meestal onderweg en moeten daarom ook buiten kantoor toegang hebben tot relevante informatie.
Met een digitale serviceoplossing beschikken medewerkers over de gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren en kunnen zij informatie direct tijdens of na het bezoek registreren.
Hierdoor hoeft de administratie aan het einde van de dag geen stapel papieren werkbonnen meer te verwerken.
Kantoor en buitendienst werken met dezelfde actuele informatie.
Uren en materialen registreren
Na uitvoering wilt u precies weten wat er bij de klant is gedaan.
Servicemedewerkers kunnen de uitgevoerde werkzaamheden vastleggen en relevante informatie rondom de opdracht registreren.
Daarbij kunnen uren en gebruikte materialen onderdeel zijn van de serviceafhandeling.
Zo ontstaat een compleet overzicht:
Werkzaamheden + Uren + Materialen = Complete serviceregistratie
Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt voor verdere logistieke en financiële verwerking.
Digitale servicehistorie
Iedere uitgevoerde serviceactiviteit levert waardevolle informatie op.
Wanneer deze informatie centraal wordt vastgelegd ontstaat een historie per klant en installatie.
Bij een volgende storing kan uw organisatie daardoor zien welke werkzaamheden eerder zijn uitgevoerd en welke onderdelen mogelijk zijn vervangen.
Dat helpt monteurs bij het stellen van een diagnose en geeft de binnendienst meer informatie wanneer een klant contact opneemt.
Minder papier en minder dubbele invoer
Papieren werkbonnen zorgen voor onnodige administratieve handelingen.
De monteur schrijft informatie op, de werkbon komt terug naar kantoor en vervolgens neemt een administratief medewerker dezelfde informatie opnieuw over.
Met Real Servicemanagement wordt informatie direct digitaal vastgelegd.
Hierdoor vermindert u dubbele invoer en verkleint u de kans dat informatie onvolledig of verkeerd wordt overgenomen.
Servicemanagement geïntegreerd met Exact
Een belangrijk voordeel van Real Servicemanagement is de aansluiting op uw Exact-omgeving.
Uw serviceorganisatie staat immers niet los van de rest van uw bedrijf.
Klanten, artikelen, voorraad, logistiek en financiële verwerking spelen allemaal een rol binnen het serviceproces.
Door Real Servicemanagement met Exact te verbinden ontstaat een geïntegreerde keten:
Klant → Installatie → Servicemelding → Werkopdracht → Uren & materialen → Exact → Financiële verwerking
Hierdoor hoeft informatie niet steeds tussen verschillende losse systemen te worden overgenomen.
Van service naar facturatie
Wanneer werkzaamheden aan een klant moeten worden doorbelast, wilt u zo min mogelijk tijd verliezen tussen uitvoering en facturatie.
De geregistreerde werkzaamheden, uren en materialen vormen hiervoor belangrijke informatie.
Door het serviceproces te verbinden met uw Exact-omgeving kan de administratieve afhandeling beter aansluiten op de daadwerkelijk uitgevoerde werkzaamheden.
Hierdoor wordt de stap van werkbon naar factuur korter en vermindert u handmatige verwerking.
Van reactieve naar proactieve service
Servicemanagement gaat verder dan het oplossen van storingen.
Ook periodieke service- en onderhoudswerkzaamheden kunnen onderdeel zijn van een professionele serviceorganisatie.
Door informatie over klanten, installaties en uitgevoerde werkzaamheden centraal beschikbaar te hebben, kunt u uw dienstverlening steeds beter organiseren.
Zo ontwikkelt u de serviceorganisatie van vooral reactief storingen oplossen naar een professioneler en proactiever serviceproces.
Voor welke organisaties is Real Servicemanagement geschikt?
Real Servicemanagement is met name interessant voor organisaties met een eigen technische service- of buitendienst.
Bijvoorbeeld:
Machinebouwers
Technische handelsbedrijven
Installatiebedrijven
Onderhoudsbedrijven
Productiebedrijven met serviceactiviteiten
Leveranciers van technische apparatuur
Organisaties met monteurs in de buitendienst
Bedrijven die nog met papieren werkbonnen werken
Organisaties die serviceprocessen met Exact willen integreren
Bedrijven die meer grip willen op servicemeldingen en planning
Real Servicemanagement met AddConsult
Een goede servicemanagementoplossing begint bij het proces.
AddConsult kijkt daarom samen met u naar de volledige serviceketen.
Hoe komen meldingen binnen? Welke informatie wilt u per klant en installatie vastleggen? Hoe worden werkopdrachten aangemaakt? Hoe plant u servicemedewerkers? Welke informatie heeft een monteur onderweg nodig? Hoe worden uren en materialen geregistreerd? En hoe moet deze informatie uiteindelijk in Exact worden verwerkt?
Op basis daarvan richten we samen met a-Real-Solution een serviceproces in dat aansluit op uw organisatie.
Dankzij onze kennis van Exact én de bedrijfsprocessen rondom verkoop, logistiek, voorraad en financiën kunnen we daarbij verder kijken dan alleen de digitale werkbon.
Van losse werkbon naar geïntegreerde serviceorganisatie
Een digitale werkbon levert tijdwinst op, maar de echte winst ontstaat wanneer het volledige proces wordt geïntegreerd.
Real Servicemanagement verbindt servicemeldingen, planning, buitendienst en administratieve verwerking met uw Exact-omgeving.
Het resultaat: minder administratie, betere informatie voor monteurs, meer grip op openstaande werkzaamheden, een actuele servicehistorie en een efficiëntere afhandeling van serviceopdrachten.
Digitaliseer uw serviceorganisatie
Wilt u servicemeldingen, werkopdrachten, planning, uren en materialen beter verbinden met Exact?
AddConsult helpt u bij de inrichting en implementatie van Real Servicemanagement van a-Real-Solution.
Neem contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking of demonstratie.
